Vaříme GC: Jak se rodí festival

Organizujete festival a chcete se inspirovat? Nebo chcete jen poodhalit oponu a podívat se, co obnáší organizace GameConu? Či uvažujete, že byste se přidali do organizačního týmu? Pak je tento blog právě pro vás. A nebudeme mluvit jen o GameConu.

Na začátku všeho je podzimní koncepční sraz. Velká diskuse o tom, kam se GameCon posune další rok a že je témat, se kterými se vypořádat – jak naložit s počítačovými hrami? Chceme na GameConu animé či taneční podložky DDR? Chceme více geeky festival nebo spíše festival aktivní zábavy? Vzít přednášky za pačesy nebo přidat více her? A jak se vypořádat s novou výzvou – deskovky na tabletech? Vždyť jednu z extrémně populárních karetních her, Hearthstone, už si bez tabletu ani nezahrajete.

Diskuse o vizi GameConu probíhá po celý rok, a protože se další rok rozšíří o další budovu, musí v roce 2015 narůst min. o dalších 100 účastníků. V týmu se tak logicky vede bouřlivá diskuse, zda-li chceme festival spíše zdražit a mířit na běžné mladé lidi nebo naopak zachovat maximální cenovou dostupnost a zaměřit se spíše na levné, dostupné, avšak propracované hry.

Po stanovení cílů (např. jakou účast chceme v letošním roce nebo jaký (ne)chceme typ programu) přichází vypracovaní obecného to-do listu, kde jsou zásadní milníky závazné pro celý tým. Jak vypadá náš obecný to-do list, lze vidět třeba na tomto screenshotu.Když v roce 1995 GameCon začínal, měl jednoho organizátora a přihlašovalo se pomocí korespondenčních lístků. V roce 2007 počet organizátorů vzrostl na tři, dnes je nás již 17. Na koordinaci menších týmů pro menší projekty bohatě postačí facebooková skupina či běžné fórum. 17 lidí a festival pro 500 lidí však již značně přesahuje možnosti udržet všechny informace na jednom fóru či v jedné hlavě. Současný organizační tým funguje už jako menší firma a zde nastupuje organizační (informační) systém (např. BaseCamp, Trello, nebo námi použiváný Redbooth). Ten umí řadit úkoly do front nebo vás upozorní e-mailem, když někdo prosí o vaši spolupráci.

Nejdůležitější vlastností organizačních systémů je vyhození pana Se To z týmu. Pokud pana Se To ještě neznáte, je to moc milý pán a dělá všechno, co neudělá někdo jiný. Se To udělá. U každého úkolu v Redbooth je přiřazen jeden konkrétní člověk, který je zodpovědný za jeho dořešení. Stejně tak může mít přiřazeno datum, do kterého úkol musí zpracovat. Na první pohled maličkost, která však zcela převrací způsob práce – na věci se nezapomíná, opravdu se dělají a pokud se nedělají, vždy víme proč.

Organizační systémy však mají i své neduhy. S větším týmem narůstá i větší byrokracie, nekonečné diskuse a ztrácí se cit pro celkovou koncepci. Do systému musí úkoly někdo zadávat, a protože jich je hodně, občas se zapomene na důležitou věc – např. publikování aktivit před první vlnou přihlašování. Sedmnáct organizátorů vnáší do organizace svoje pohledy, názory se začínají tříštit a v týmu se strhnou občasné hádky (což není nic neobvyklého a je to ukazatel zdravého fungování).

Pro zamezení přílišných hádek a dodávání entuziasmu do týmu je většinou v týmu lídr, což nutně nemusí být stejný člověk jako hlavní organizátor (který naopak bdí nad celkovým fungováním festivalu). Je to mistr kompromisu, dodává nadšení a v době organizačních krizí, kdy se na to člověk chce “už nejraději vy …”, připomíná, proč že festival vlastně děláme, co je na něm boží a co jsme už dokázali.

Zajímavá inspirace taktéž přišla od našich kolegů z Dánska, kteří organizují podobný festival v Kodani pod názvem Fastaval. Zavedli tzv. starého prďocha (volný překlad), což je většinou někdo z bývalých organizátorů, jenž poskytuje organizátorům zpětnou vazbu pohledem běžného účastníka. Starý prďoch má horu zkušeností a ví, které nápady se zkoušely, které fungovaly a které ne.

I přesto, že je nás v týmu 17, stále nejsme kompletní. K dokonalosti nám chybí ještě pár pomocných rukou:

Fundraiser(ka)
GameCon si chce zachovat přístupnost i pro mladší ročníky, kteří nedisponují tlustou peněženkou. S tím se pojí problém s rozpočtem, který se letos poprvé otřásá v základech. Fundraiser má na starost podávání grantů, získávání sponzorů a partnerů, kteří jsou ochotni GameConu pomoci. Ať už pár korunami do rozpočtu či nějakým věcným darem. Není to náročná a složitá práce, leč zatím ji poměrně odbýváme.

Programátor(ka)
Ačkoliv náš programátor vydává až neuvěřitelné úsilí a znalosti, aby web a sytém běžel dle představ, jeho fronta požadavků na vylepšení webu je zdaleka nejdelší. Z pomocné ruky, která umí alespoň základy práce s PHP5 a SQL databázemi, by měl jistě velkou radost.

Promotér(ka)
či chcete-li marketér(ka) nebo PRist(k)a (zjednodušení pojmů je záměr). Člověk, kteří šíří myšlenku GameConu dále a přichází s novými nápady, jak a kde festival prezentovat, se nikdy neztratí. Stačí jen mít rád(a) hry a rád(a) o nich mluvit :-)

Pokud jste někdy uvažovali přidat se do týmu, jde o nenahraditelnou zkušenost. Organizace sice stojí pot, a někdy i krev a slzy, ale naučíte se spoustu věcí a nasbíráte hromadu zkušeností, které v budoucnosti můžete ocenit. Do svého CV připíšete kolonku o organizaci festivalu pro 500 lidí, což ledacos naznačuje o vašich schopnostech. Jako nový organizátor vždy budete mít k ruce někoho zkušenějšího, kdo vám pomůže, pokud si s něčím nebudete vědět rady. Alespoň za sebe mohu říct, že stávající organizátoři jsou jedni z nejschopnějších lidí, se kterými jsem měl v neziskovém sektoru tu čest pracovat.

A v neposlední řadě – dostanete červené organizátorské tričko! To znamená, že se po konci GameConu společně opijeme, budeme si povídat o prvních láskách a o tom, jak je na světě krásně :-)